الدليل الإداري الشامل: واجبات ومهمات معاون المدرسة (شؤون الإدارة والطلبة)
تُعد وظيفة معاون مدير المدرسة إحدى أهم الركائز القيادية والإدارية في الهيكل التعليمي؛ حيث تُسند إليه مسؤوليات تنظيمية، تربوية، وإحصائية دقيقة تضمن انضباط سير العملية التعليمية وسلاسة الدوام المدرسي. تتحدد مهام المعاون تبعاً لطبيعة دوام المدرسة وعدد المعاونين فيها وفق التعليمات الوزارية النافذة.
ضوابط توزيع المسؤوليات حسب هيكلية المدرسة ودوامها:
• المدارس ذات أكثر من معاون واحد: يكون أحدهم معاوناً لشؤون الإدارة، والآخرون لشؤون الطلبة لضمان التخصص وتوزيع الأعباء.
• المدارس المزدوجة على نفسها: يكون المعاون الإداري مسؤولاً عن إدارة الوجبة الثانية ويتحمل مسؤولية كاملة عن كل ما يتعلق بإدارة وجبته على الوجه الأكمل، بالتنسيق المباشر مع إدارة المدرسة.
• المدارس المزدوجة على نفسها: يكون المعاون الإداري مسؤولاً عن إدارة الوجبة الثانية ويتحمل مسؤولية كاملة عن كل ما يتعلق بإدارة وجبته على الوجه الأكمل، بالتنسيق المباشر مع إدارة المدرسة.
مهام المعاون في المدارس ذات المعاون الواحد
يكون مسؤولاً بصورة مباشرة عن الأمور التالية:
1
مسك وحفظ سجلات القيد العام على أن يكون التوقيع فيها من قبل مدير المدرسة حصراً.
2
مسك سجلات درجات الامتحانات وتسجيلها بعد تدقيقها لجميع طلبة المدرسة، على أن تُوقّع من قبل مدير المدرسة ومتابعة الطلبة الضعفاء وإطلاع أولياء أمورهم بذلك دورياً.
3
مسك سجلات الدوام اليومي للطلبة ومتابعة الغائبين منهم بدون عذر مشروع وإطلاع أولياء أمورهم بذلك وفق الإجراءات النظامية.
4
مسك وتدوين محاضر الجلسات الرسمية لمجلس الآباء والمعلمين وحفظها.
5
إنجاز ما يطلبه مدير المدرسة من أمور ومهام إدارية غير ما ورد آنفاً بما تقتضيه المصلحة التعليمية.
أ – واجبات معاون شؤون الإدارة
1
مسك وحفظ سجلات القيد العام على أن يكون التوقيع فيها من قبل مدير المدرسة.
2
مسك سجل قرارات مجلس المعلمين ويكون مسؤولاً عن تبليغ المعلمين بدعوة المدير وعن تدوين محاضر الاجتماعات وتبليغ المدرسين وتوقيعهم عليها.
3
مسك سجل الأثاث المدرسي وتدقيق الموجودات الثابتة.
4
الإشراف المباشر على سجل المحاضرات والغيابات التدريسية.
5
حصر الشواغر وضبط الحصص والتدريسات في المدرسة.
6
الإشراف على جدول توزيع الحصص وجدول الدروس الأسبوعي.
7
توزيع الحصص والأنصبة على أعضاء الهيأة التعليمية بعد إقرارها.
8
الاهتمام بالحانوت المدرسي والإشراف على مطابقة المواد المعروضة للشروط الصحية.
9
مسك السجلات الرسمية التي تُعهد إليه من قبل مدير المدرسة.
10
الإشراف على أضابير وملفات المعلمين وحفظ وثائقهم وسجلاتهم المهنية.
11
استلام إدارة المدرسة وكالةً عند غياب أو تكليف المدير بمهام خارجية.
12
متابعة قيام المعلمين بمهام الإرشاد والتوجيه التربوي داخل الصفوف.
13
العمل على تلبية حاجات المراجعين من أولياء الأمور وتسهيل معاملاتهم الرسمية.
14
الاهتمام بالمرافق العلمية (المختبرات والمكتبة) والإشراف اليومي عليها.
15
الاهتمام بالإذاعة المدرسية الصباحية ومتابعة فقراتها التربوية.
16
ضبط مواعيد دق الجرس بدقة لدخول وخروج الحصص وفترات الاستراحة.
17
متابعة أعمال وتوصيات اللجان العلمية والتربوية داخل المدرسة.
18
إعداد الخطة الشهرية وتثبيت ما تم تنفيذه منها في السجل المخصص (خطة العمل الإداري).
20
مسك سجلات الكتب المدرسية والقرطاسية وحساب الرصيد والحاجة وتوزيعها على الطلبة بداية السنة الدراسية بموجب قوائم تعد لهذا الغرض من خلال لجنة مشرفة مشكلة بالمدرسة.
21
تنظيم الوثائق المدرسية وإصدارها بموجب أمر مدرسي رسمي.
22
الالتزام بالدوام الكامل طيلة ساعات العمل المدرسي لضمان الانسيابية.
23
مسك سجل الإحصاءات التربوية المدرسية وتحديث بياناته بانتظام.
24
مسك سجلات الصادر والوارد وتوثيق المراسلات الرسمية.
25
القيام بمسؤولية الحسابات كافة عند عدم وجود كاتبة حسابات معينة في المدرسة.
26
إنجاز ما يطلبه مدير المدرسة من مهام إدارية غير ما ورد أعلاه وفقاً لمصلحة المدرسة.
ب – واجبات معاون شؤون الطلبة
1
إعداد قائمة بأسماء الطلبة الناجحين والراسبين المسؤول عنهم فعلاً بموجب أمر توزيع الأعمال بين المعاونين بعد انتهاء الامتحانات النهائية بدورها عند تسجيل الطلبة في صفوفهم وشعبهم الجديدة بداية السنة الدراسية بعد مقارنتها بالقيد العام.
2
مسك سجلات الدوام اليومي للطلبة المسؤول عنهم ومتابعة الغائبين بدون عذر مشروع وإطلاع أولياء أمورهم بذلك حسب التعليمات الواردة في النظام المدرسي.
3
القيام بمسؤولية الحسابات المدرسية كافة عند عدم وجود كاتبة حسابات متخصصة في المدرسة.
4
متابعة الطلبة الضعفاء والمسؤول عنهم وإطلاع أولياء أمورهم بذلك بالتعاون المستمر مع مدير المدرسة لرفع مستواهم العلمي.
5
تزويد الطلبة بالكتب والبطاقات الرسمية للإحالة إلى المراكز الصحية والصحة المدرسية.
6
الإشراف العام والميداني على انتظام دوام الطلبة في الطابور والصفوف.
7
تزويد الطلبة بكتب التأييد الرسمية الموجهة للدوائر والجهات المعنية.
8
إصدار وتوجيه الإنذارات الخطية للطلبة المتجاوزين للغيابات المقررة وفقاً للنظام المدرسي.
9
الإشراف المباشر على نظافة الصفوف والقاعات الدراسية وسلامة مقاعدها.
10
متابعة النواحي الصحية والبدنية للطلبة والإشراف على تطبيق قواعد النظافة العامة.
11
مسك السجلات الإدارية والتنظيمية التي تُعهد إليه بحكم اختصاصه.
12
متابعة الطلبة المشاكسين وتطبيق الأنظمة والتعليمات الانضباطية بحقهم.
13
مساعدة المرشد التربوي في دراسة مشاكل الطلبة النفسية والسلوكية والتقيد بأساليب التوجيه السليم.
14
الاهتمام بالنواحي الاجتماعية والتربوية وتوطيد أواصر التعاون بين الهيأة التدريسية والطلبة.
15
المشاركة الفاعلة في تنظيم الأنشطة والفعاليات المدرسية اللاصفية كالمعارض والمهرجانات والمسابقات.
16
المشاركة المنتظمة في اللجان العلمية والتربوية داخل المؤسسة التعليمية.
تصميم وطباعة وإعداد: الأستاذ فاضل الهيتي | وثيقة تنظيمية معتمدة لإدارات المدارس الابتدائية والثانوية.